IPMP要对一切正在进行的、还处于未决情况的以及现已完结的项目进行完好、全面的追寻和陈述。IPMP还必须与办理层一同对陈述的内容进行界定。有的企业喜爱对项目情况进行单一、直观的描绘，利用绿(良好)、黄(留意)和红(问题)三种颜色来从全体上显现项目情况。假如看陈述的人想要了解更多的信息，那么他就要到项目经理那里讨教。还有一些企业喜爱对项目情况进行全面的描绘。假如看陈述的人想要了解什么问题，那么他能够直接在陈述中找到答案，而不用再去项目经理那里讨教。下面让我们来看看许多IPMP供给的一般服务：了解项目情况并制成陈述。

　　对企业内部正在进行的一切项目的情况进行陈述是项目办理办公室(IPMP)供给的一项特征服务。从表面上看，这种服务似乎微不足道。毕竟，你只需求让项目经理依照必定的格式和时刻要求向你发送项目陈述就能够了。可是，假如你从前有过让许多人向你发送信息的经历，你就会了解，接下来的工作会很浪费时刻的。了解企业的项目情况看上去或许是很简单的一件事。IPMP只需求搜集和整理信息，然后再制成陈述就能够了。可是，同一切依赖于人力进行的活动相同，了解企业的项目情况也是看事简单干事难。IPMP在了解项目情况时或许会遇到下面这些应战。

　　1、时刻问题

　　没有哪个项目经理能够在你需求的第一时刻向你供给项目情况信息。1990年，我从前和一名担任Y2K项目的办理员进行了沟通，他告诉我说，搜集半个月的情况信息要花费他至少八个小时的时刻。假如是你要进行这项作业的话，是不是一般要把它安排在简直一切作业任务的最后来完结呢?

　　2、精确性问题

　　在许多情况下，搜集到的信息是不精确的。例如，你或许现已留意到了，项目小组下一个月的作业计划同上一个月的作业计划或许是相同的，这说明陈述信息的人只是把从前陈述过的信息又重新陈述了一遍。同样，你或许也留意到了，项目经理总是会陈述说项目依照估计工期进展的很好，即使并不是一切的作业都能如期完结。

　　一般，即使信息精确及时，你也会发现问题，那便是信息不完好。例如，你所得到的信息或许非常扼要，并不能让你对整个项目的情况有完好的了解。

　　3、战胜情况陈述会遇到的问题

　　当然，这些问题必须而且能够得到战胜。下面这些行动或许会对IPMP有所协助：

　　说明信息的使用者和用处。这一点非常重要。假如一个人感觉不到自己供给的信息的使用价值，他就不乐意花时刻去供给信息。假如他知道了信息的使用者是谁，就会对这件事更加重视。清楚自己需求的信息的内容和用处。不要搜集那些与陈述内容无关的信息。

　　提出合理要求。你在获取信息时或许会面对来自各个方面的应战，但只要你的要求是合理的，就不要让任何人以不知道为借口来拒绝你。

　　清晰要进一步了解的问题。让项目经理知道对哪些问题你想有进一步的了解，希望他们能够在陈述中清晰这些问题，这样就不用再去找他们讨教了。

　　在必要的情况下运用办理手法。假如你觉得IPMP每月用在信息陈述上的时刻太多了，那么就能够恰当的运用办理手法。

　　4、证明本身价值

　　在企业内部，IPMP是唯一能够对公司正在进行的一切项目有全面了解的部门。IPMP假如不能对项目办理的价值进行追寻和量化，就无法证明本身的价值。一般，项目办理价值是IPMP价值的直接反映。例如，在必定时期内依照预订方针完结的项目越多，就证明项目办理的价值越大，然后也就

　　表现出了IPMP的价值。

　　5、确定项目办理的价值

　　IPMP面对的最困难的一项作业就

　　是确定项目办理的价值。这个问题是企业一切人和高级办理层最喜爱问的一个基本问题，又是最难满意答复的一个问题。我从前就从前提到过，IPMP在许多服务范畴还没有足够的经历，确定项目办理价值便是其中之一。对于许多公司来说，寻求有丰厚经历的咨询公司的协助不失为一个好办法。

　　人们总是能够经过直觉感觉到项目办理的价值的存在，但假如要对这种价值进行量化，却不是一件简单的工作。这就好象是你眼前有相同东西，似乎伸手就能够到，可是你离它越近，它就变的越模糊不清。当然，这个问题也并非彻底无法解决。首先，能够依靠业内调查，寻觅与自己的企业情况类似的公司。假如这些公司有办法确定项目办理的价值的话，自己公司的项目办理价值应该和它们也类似。

　　其次，依照每一个细节来核算项目办理的价值。例如，IPMP能够与不同类型的项目的项目经理进行协作，来确定项目办理的价值。合理的项目范围改变带来的价值，风险办理带来的价值，让客户估计一下项目办理为他们节约的时刻，寻觅项目办理的重复利用价值。这也需求得到项目经理的协助。